Drei Wege in die Zukunft der Telefonie

Für die Migration von ISDN- auf IP-Telefonie stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: die Beibehaltung der bisherigen ISDN-Infrastruktur, die Installation einer IP-fähigen TK-Anlage für den Eigenbetrieb sowie die Auslagerung der Telefonie in eine virtuelle Telefonanlage.

Deutlich vor Abschaltung der ISDN-Technik im öffentlichen Telefonnetz müssen Unternehmen sich mit ihrer Telefontechnik beschäftigen, sonst laufen sie Gefahr, dass ihre Telefone stumm bleiben. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Modernisierung der Unternehmenstelefonie vorzubereiten und umzusetzen. Für die Migration von ISDN auf IP ergeben sich drei Varianten:

Beibehaltung der bisherigen ISDN-Telefonanlage:

Um auch nach der Netzumstellung die vorhandene TK-Anlage mit ISDN weiterbetreiben zu können, benötigen Unternehmen einen Voice-Router, der eine ISDN-Schnittstelle bietet und als Übersetzer in das IP-basierte Next-Generation- Network dient. Diese Variante ermöglicht eine schrittweise Migration auf IP.

Die Beibehaltung der bestehenden Telefonanlage ist für Unternehmen interessant, die ihr funktionierendes System nicht verändern wollen. Wer die erforderlichen Investitionen für eine Modernisierung nicht tätigen möchte oder die neuen Möglichkeiten der Integration von Sprache und Daten nicht für die Unternehmenskommunikation nutzen will, ist mit Voice Access ISDN derzeit gut beraten. Experten raten jedoch auch diesen Unternehmen, sich über die Vorteile zu informieren, die eine IP-Telefonanlage oder die Anmietung einer IP-Centrex – also einer virtuellen Anlage im Netz – mit sich bringen.

Einrichtung einer IP-fähigen Telefonanlage:

Neuere Telefonanlagen sind meist schon für die Umstellung des öffentlichen Telefonnetzes gerüstet. Sie sind „IP ready“ und lassen sich ohne Zusatzgerät an das öffentliche IP-Netz anschließen.

Neben einem Breitbandanschluss benötigen Unternehmen für die durchgängige IP-Telefonie eine SIP-Verbindung, um Gespräche an die einzelnen Endgeräte zu leiten. Zwei Möglichkeiten sind dafür üblich: Bei einem „SIP-Trunk“ laufen die Gespräche über die normale Internetanbindung, über die Unternehmen beispielsweise auch E-Mails sowie Medienstreaming nutzen. Bei einem dedizierten „SIP-Anschluss“ laufen die Telefongespräche über eine separate eigens dafür vorgesehene IP-Leitung. Das bietet zusätzliche Qualität und Sicherheit. Telefónica bietet diese Variante unter der Produktbezeichnung Voice Access SIP (siehe Seite 10) an. Eine solche durchgängige IP-Telefonielösung ermöglicht große Flexibilität. Sie erlaubt die Integration neuer Dienste, wie zum Beispiel Unified Communications und die einfache Verzahnung der Telefonie mit Unternehmenssoftware zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Der Betrieb einer eigenen IP-fähigen Anlage eignet sich für alle Unternehmensgrößen, die besondere Anforderungen an die Kommunikation stellen (siehe Beitrag Dataport, Seite 13). Vielfach steht bei ihnen die Optimierung von Abläufen im Vordergrund, und im Rahmen der angestrebten Verbesserungen steigen sie auf eine neue SIP-fähige TK-Anlage um.

Umstieg auf eine virtuelle IP-TK-Anlage:

Eine virtuelle Telefonanlage bringt ein Höchstmaß an Unabhängigkeit und Flexibilität. Alle Funktionen einer üblichen Telefonanlage werden in redundanten Rechenzentrum des spezialisierten Anbieters gehostet und netzseitig bereitgestellt. Die Einstellungen der Telefonanlage lassen sich über eine Web-Anwendung konfigurieren. Der Anbieter übernimmt den Betrieb und die Wartung und sorgt regelmäßig für die Aktualisierung von Technik und Services. Die virtuelle Telefonanlage von Telefónica heißt Digital Phone. Sie schafft die Voraussetzung für Workplace-Konzepte, wie sie bei Volke Consulting genutzt werden (siehe Seite 12).

Ihre Vorteile spielt die virtuelle Telefonanlage bei Unternehmen mit dezentralen Strukturen und hoher Mobilität aus. Dank ihrer einfachen Browser-basierten Administration sind Veränderungen wie schnelles Wachstum, wechselnde Mitarbeiter oder saisonale Schwankungen einfach zu handhaben. Unternehmen, die sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und weder Geld noch Personal in den Betrieb ihrer Kommunikationstechnik investieren wollen, bietet virtuelle Telefonie eine äußerst attraktive Lösung mit fairem Tarifmodell an.

Stolperfallen der Migration vermeiden

Die Umstellung der Telefonanlage in Unternehmen erfordert eine gute Vorbereitung. Schließlich sollen die Telefone nicht stillstehen, wenn im Hintergrund die Technik wechselt. Das Projektmanagement ist entscheidend.

Das Telefon ist und bleibt eine wichtige Verbindung zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Der direkte Draht ist auch in Zeiten von E-Mail, Web-Tools und Social Media unverzichtbar. Deshalb darf bei der Umstellung der Unternehmenstelefonie auf eine neue Lösung nichts schiefgehen. Muss es auch nicht: Die Technik ist seit langem bewährt und zahlreiche Umstellungen liefen bereits erfolgreich. Wie bei anderen Projekten kommt es auch beim Wechsel der Telefontechnik besonders auf die Vorbereitung an.

1. Analyse der aktuellen Situation

Im ersten Schritt muss eine umfassende Bestandsaufnahme der Telefonie im Unternehmen erfolgen:

  • Welche Hardware (Telefonanlagen, Telefone) ist im Einsatz und ist diese IP-fähig?
  • Wie erfolgt der Anschluss an das öffentliche Netz?
  • Werden Sonderlösungen wie Alarmanlage, EC-Terminal, Notrufsystem, Klingel und Türöffner sowie Überwachungssensoren über die bisherige Telefonanlage genutzt und sind diese bereits IP-fähig?
  • Steht im Unternehmensnetzwerk ausreichend Bandbreite und Geschwindigkeit für die Übertragung der Telefonate per IP in einer guten Sprachqualität zur Verfügung?
  • Wie hoch sind die aktuellen Telefon- kosten? Welche Hardware-Verträge bestehen? Was kosten Wartung, Support und Updates? Wie hoch ist die monatliche Telefonrechnung? Wie lange laufen die Verträge noch?

Hilfreich ist die Erstellung einer vollständigen Bestands- und Funktionsliste, damit bei Konzeption und Umsetzung der Lösung keine Anwendung oder Funktion vergessen wird. Auch sollten Sie mögliche Filialen, Niederlassungen/Tochtergesellschaften einbeziehen.

2. Konzeption der neuen Lösung

Eine Umstellung kann ein willkommener Anlass sein, sich über neue leistungsfähigere und komfortablere Lösungen auf dem Markt zu informieren. Gehen Sie jeden Punkt auf der Bestands- und Funktionsübersicht durch und beantworten Sie sich, welche aktuellen Anforderungen Sie an Ihre Festnetz-Telefonie haben. Es gilt zu schauen, ob die bestehende Hardware weiterverwendet oder ausgetauscht werden soll und ob die bisherigen Sonderfunktionen wie Alarm oder Notruf weiter benötigt werden. Geringere Anforderungen vereinfachen nicht nur die Umstellung, sondern senken in der Regel auch die Kosten für den Betrieb. Überlegen Sie, ob und welche neuen Möglichkeiten Sie nutzen wollen, die Ihnen die IP-Telefonie eröffnet, und inwieweit sie von deren Mehrwerten profitieren wollen:

  • Wie wichtig ist beispielsweise die Anbindung von externen Standorten und Home-Offices oder die direkte Einbindung von mobilen Mitarbeitern wie Außendienstlern und Service-Technikern? Wie groß sind die Anforderungen an mobiles Arbeiten?
  • Gibt es Aufgaben oder Prozesse, bei denen eine direkte Verbindung von Telefonie und Software Mehrwerte für den Service und ihre Mitarbeiter bringen, beispielsweise Unified-Communication-Lösungen   mit   Funktionen wie Präsenzanzeige, Faxzustellung per Mail, Weiterleitung von Anrufbeantworter-Nachrichten als Audioanhang, Anwählen aus PC-Anwendungen heraus, Telefonkonferenzen sowie Anbindungen an CRM- und ERP-Systeme?

Schließlich sollten Sie überlegen, ob Sie die künftige Lösung selbst betreiben oder an einen externen Dienstleister auslagern möchten.

Es gibt zwei Strategien zur Einführung einer IP-basierten Unternehmenstelefonie:

  1. Bei der „harten“ Umschaltung von der alten auf die neue IP-basierte TK- Lösung erfolgt der Wechsel des Anschlusses und einer neuen Telefonanlagenlösung zum gleichen Zeitpunkt.
  2. Die „sanfte“ Migration erfolgt schrittweise. Je nach Situation erfolgt zuerst der Umstieg auf einen neuen Provider für den IP-basierten Telefonanschluss und dann im zweiten Schritt der technische Wechsel der Telefonanlage, wenn diese noch ISDN-basiert ist. Der Wechsel kann auch in umgekehrter Reihenfolge erfolgen.

3. Planung und Umstellung

Zur Entscheidungsfindung kann es sinnvoll sein, die Telekommunikationsexperten der einzelnen Anbieter bei Analyse und Konzeption zu Rate zu ziehen. Das zuvor erstellte Anforderungsprofil hilft, vergleichbare Angebote zu erhalten.

Bei der anschließenden Providerwahl sind neben den technischen Leistungen und den Kosten auch Aspekte wie die angebotenen Services zu berücksichtigen. Es hilft, sich beraten zu lassen, welche der gewünschten Leistungen zu welchem Preis bei der jeweiligen Technik erhältlich sind und mit welchen Einschränkungen gegebenenfalls zu rechnen ist.

Nachdem Sie sich für ein Angebot entschieden haben, erfolgt die konkrete Umstellungsplanung. Der Telekommunikationsanbieter unterstützt Sie dabei, wenn die Telefonnummern weiter beibehalten und auch mit der neuen Lösung genutzt werden sollen. Falls eine größere Telefoninstallation migriert werden soll, ist es sinnvoll, die Kompetenz auch externer Fachleute zu nutzen. Sie bringen die nötige Erfahrung mit und helfen, Stolper- fallen auszuräumen. Kleine Unternehmen können ihre Telefonie durchaus auch selbst auf IP umstellen, wenn im Unternehmen entsprechendes Know-how vorhanden ist.

Quelle: Funkschau / Telefonica Germany

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